A busca pelo Pró-Gestão e sua relação com Investidores Qualificados

Por Thiago Fonseca / Diretor de T.I. no RPPS de Indaiatuba/SP e Consultor Técnico em Pró- Gestão RPPS na ABCPREV

PUBLICADO COM AUTORIZAÇÃO DO AUTOR

O Pró-Gestão RPPS é um programa de certificação que visa o reconhecimento de boas práticas de gestão adotadas pelos Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS) da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

O manual do processo de certificação está na versão 3.0 (ATUALIZADO VERSÃO 3.1), vigente desde maio de 2020, e trouxe mudanças significativas no processo de certificação institucional. O documento está disponível no site da Previdência do Governo Federal.

Investidor Qualificado

Os RPPS considerados investidores qualificados têm à sua disposição produtos de investimentos diferenciados, como por exemplo o FIDC – Fundos de Investimentos em Direitos Creditórios e o FIP – Fundos de Investimentos em Participações.

Para ser considerado investidor qualificado, o RPPS precisa comprovar 4 (quatro) requisitos, previstos na Portaria nº 519/2011. Um deles é comprovar a adesão ao programa de certificação “Pró-Gestão RPPS”.

Mas, a partir de maio de 2021, para se manter como Investidor Qualificado, o RPPS precisará comprovar que atingiu a certificação em um dos níveis previstos no Programa, ou seja, somente a adesão não será mais aceita.

Desse modo, aqueles RPPS que hoje são considerados investidores qualificados somente com a adesão ao Programa, precisam se preparar para buscar a certificação em um dos 4 níveis. 

Para buscar a certificação em um dos níveis do Programa, os gestores do RPPS precisam de preparar, pois são necessários pelo menos 6 (seis) meses de trabalho.

Para executar o projeto com sucesso, algumas atividades são essenciais, tais como:

a) Definir um grupo de trabalho ou designar um servidor responsável pelo projeto;

b) Ler o manual do programa de certificação;

c) Realizar um diagnóstico inicial para conhecer a situação atual do RPPS e definir o nível de certificação mais adequado;

d) Providenciar a Adesão ao Programa (prefeito/governador e representante legal do RPPS devem assinar documento de adesão);

e) Planejar e executar as atividades necessárias para obter a certificação no nível definido, com base no relatório de diagnóstico;

f) Monitorar a execução do projeto;

g) Organizar a documentação necessária para o processo de certificação;

h) Contratar a entidade certificadora; e

i) Acompanhar o processo de certificação, que normalmente ocorre em 2 etapas (avaliação remota de documentos, e auditoria presencial de certificação).

Detalhamento das Atividades

O primeiro passo para iniciar os trabalhos é definir um responsável pelo projeto, podendo ser um servidor ou um grupo de trabalho no RPPS. Esse grupo se encarregará de, num primeiro momento, ler e entender o manual da certificação.

O RPPS pode contratar uma consultoria especializada para auxiliar no planejamento e execução do projeto, e para treinamento e conscientização dos gestores e dos servidores que ficarão responsáveis por esse trabalho.

A leitura e entendimento do manual, com recursos próprios ou com auxílio de uma consultoria especializada, permite ao RPPS definir a sua situação atual, ou seja, emitir um relatório de diagnóstico de aderência aos requisitos dos níveis da certificação institucional.

A partir daí, deve-se definir o nível de certificação desejado, já que a estrutura do Pró-Gestão estabelece 4 (quatro) níveis de certificação. Essa definição leva em conta o diagnóstico atual do RPPS bem como a possibilidade de atendimento (conformidade) aos itens de cada nível do manual. Lembrando que o Nível I apresenta requisitos mais simples, e a cada elevação de nível, os requisitos ficam mais “complexos”.

Definido o nível desejado, o próximo passo é firmar a adesão ao programa, através da assinatura do Termo de Adesão (Chefe do Poder Executivo e representante legal do RPPS) e envio desse termo à SPREV – Secretaria de Previdência.

A etapa de planejamento e execução é certamente a mais trabalhosa e demorada, e exige dos gestores do RPPS e do responsável pelo projeto (um servidor ou um grupo de trabalho) muito empenho e dedicação.

Com base no relatório de diagnóstico, deve-se elaborar um cronograma de ações necessárias para o projeto, com indicação dos prazos e responsáveis por cada atividade.

Um projeto de certificação no Nível I envolve um cronograma com pelo menos 50 ações. Já para o Nível IV, o cronograma certamente terá mais de 100 ações!

O monitoramento do projeto também é essencial para o seu sucesso. São muitas atividades e pessoas envolvidas, exigindo um bom gerenciamento e organização.

E falando em organização, o processo de certificação envolve muitos documentos e informações. Durante a execução do cronograma, o grupo de trabalho precisa organizar essa documentação que servirá para comprovar a conformidade aos requisitos da certificação institucional.

Concluídas as etapas da preparação para a certificação, o RPPS deverá então contratar uma entidade certificadora devidamente habilitada pela Secretaria de Previdência. O processo de contratação para os Níveis I e II podem ser realizados por intermédio da dispensa de licitação, prevista no art. 24, II, da Lei de Licitações.

Auditoria de certificação

A auditoria de certificação normalmente ocorre em 2 etapas. Na primeira, o RPPS deve encaminhar à certificadora toda a documentação organizada durante o projeto. Será realizada então uma auditoria documental, avaliando os dados e informações e como resultado, será emitido um relatório preliminar de auditoria.

A segunda etapa contempla a visita presencial do auditor na sede do RPPS, onde os trabalhos da auditoria serão finalizados e será emitido o relatório final da auditoria.

Mas, o processo ainda não acabou.

O auditor apresentará toda a documentação do processo de certificação a uma Comissão da entidade certificadora, que avaliará e emitirá parecer final sobre a auditoria.

Só então é que o Certificado de Conformidade será emitido pela entidade certificadora, confirmando que o RPPS está em conformidade com o Nível de Certificação avaliado.

Em municípios com menos de 50 mil habitantes, a auditoria de certificação pode ser realizada sem necessidade de visitas presenciais.

Como manter

O RPPS que decidiu buscar a certificação institucional, e que obteve sucesso em seu projeto, precisa dar continuidade aos trabalhos, realizando o monitoramento permanente de seus processos e atividades, garantindo a conformidade das ações comprovadas junto a entidade certificadora.

A unidade de controle interno (do Ente ou do próprio RPPS) deverá acompanhar as ações atendidas na auditoria de certificação, bem como acompanhar as providências adotadas pelo RPPS para implementar as ações não atendidas.

Mudança de nível ou renovação

A certificação institucional tem validade de 3 (três) anos. Caso o RPPS queira mudar de Nível, deverá esperar 1 (um) ano no Nível atual para, só depois, obter a certificação em Nível superior.

O processo de certificação para elevação de nível é considerado com uma nova certificação, ou seja, deve seguir os mesmos tramites da primeira certificação.

Embora o manual do Pró-Gestão recomende que o processo de renovação seja realizado com antecedência de 90 (noventa) dias, o ideal é que esse prazo seja de, pelo menos, 180 (cento e oitenta) dias, pois como vimos neste artigo, o projeto de implantação do Pró-Gestão contempla uma quantidade considerável de ações.

Para buscar a certificação institucional, os gestores do RPPS precisam ter em mente que o sistema de gestão do RPPS deverá ser adequado às boas práticas estabelecidas no manual da certificação. E aqui não se trata de sistema informatizado, e sim os procedimentos e práticas adotadas na gestão do RPPS.

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Essa adequação envolve os Conselhos Administrativo e Fiscal, o Comitê de Investimentos, a Diretoria, os servidores do RPPS e o Poder Executivo.

Com a certificação, os gestores do RPPS poderão colher bons frutos desse trabalho, alguns já de imediato, outros, a médio prazo.

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